Upphandling av IT-drift: 5 saker att tänka på innan ni skriver på med en ny partner

Upphandla IT-drift

Det finns många företag där ute som erbjuder olika tjänster inom IT-drift och det kan många gånger vara svårt att veta vart man ska vända sig.

För att göra det lite enklare för dig som står inför att upphandla någon form av IT-drift, kommer här en lista med 5 viktiga saker att tänka på:

#1 Gör ett ordentligt förarbete

IT-system är kritiska system för de flesta företag. Det är med dessa system ni utför er så kallade kärnverksamhet och det är därför såklart extremt viktigt att de system ni använder fungera som de ska.

Det kan finnas många olika anledningar till varför ni behöver börja titta på upphandling av IT-drift. En vanlig anledning är att man nått vägs ände med de lösningar man har idag. Det kan vara integrationer mellan olika system som inte räcker till och som gör att ni behöver ta ett omtag kring sin IT-infrastruktur, för att se hur ni kan komma vidare.

Börja projektet med att gå till er själva och gör en lista över vilka saker som är viktiga för er när det gäller upphandling av IT-drift. Här är det viktigt att ta med såväl tekniska krav som relationsmässiga krav. I dessa ingår bland annat: regelbundna möten, egen kontaktperson, osv.

Gör upp en budget genom att se över vad ni betalar idag, vilka kostnader ni kan spara in, vilka licenser för mjukvara ni har idag, osv. Hur mycket är ni beredda att betala för att få alla era önskemål på listan uppfyllda? Om ni väljer att kontakta Further kan vi hjälpa er med att göra denna inventering.

Håll ett första möte gällande IT-drift

Kontakta potentiella leverantörer och bjud in dom till ett första möte. Det finns företag som specialiserat sig på vissa branscher och då kan man snäva av sitt urval en aning genom att titta på dessa. 

Inför kontakt är det viktigt att checka av vissa punkter. Ni ska på ett övergripande sätt beskriva vad det är ni letar efter, hur ni arbetar, vad som är specifikt för er bransch, osv.

Samtidigt är det viktigt att det konsulterande företaget får berätta sin historia och ställa sina frågor. Det är mycket som ska avhandlas och den personliga kontakten ska inte heller förringas. Ni kommer jobba tätt tillsammans och det är därför viktigt att man också klickar på det personliga planet.

Vad är viktigast när det gäller er IT-drift

Det är lätt att prioriteringarna man gjorde innan första mötet glöms bort eller kastas om efter att man träffats första gången. För att undvika detta kan man gå tillbaka till den lista man gjorde från början med prioriteringar.

Hur ser tidsplanen ut?

När ni började planera för det här projektet, vad såg ni då för tidshorisont framför er? Dela med er av den till det konsulterande företaget som jobbar med IT-drift. Är den rimlig?

#2 Var öppen för att göra förändringar i infrastruktur

När ni ser över er IT-drift kommer ni snabbt komma underfund med att det finns många fler möjligheter till förändringar än vad ni först tänkt er.

Kanske hade ni initialt bara tänkt er att införskaffa ett nytt ekonomisystem med driftsättning i molnet? Men allt eftersom ni jobbar med projektet, inser ni kanske att ni borde passa på att också investera i ett CRM-system, i och med att kopplingen mellan dessa två system är så pass viktig.

När man implementerar ett nytt system, tillkommer så klart en helt del arbete där IT-miljön behöver förberedas för installationen. Då kan ni “slå två flugor i en smäll” och spara en hel del pengar på att samtidigt se över ytterligare system och möjligheter.

Molntjänster har utvecklats snabbt under senare år och det finns otroligt många spännande möjligheter för alla företag som vill effektivisera sin verksamhet genom att digitalisera processer och gå från lokal installationer till moln installationer.

Ta höjd för att växa

Tänk också på att i takt med att ert företag utvecklas och växer, kommer också era behov av IT-system att växa. När ni ser över driften av IT-system är det därför viktigt att också se framåt. Försök att hitta en lösning där ni enkelt kan växa tillsammans med systemen.

Låt oss ta ett exempel:

Ett byggföretag med 10 anställda klarar sig fint med ett generellt ekonomisystem, utan särskild funktionalitet för byggbranschen.

Men när företaget växer upp till 25-30 anställda, kommer det bli svårt att administrera all fakturering av tid, omvänd byggmoms, ROT-avdrag, osv, utan speciella moduler för just detta.

Byggföretaget bör alltså ta höjd för framtida behov och försäkra sig om att sådana moduler finns tillgängliga för det ekonomisystem de upphandlar.

#3 Gör due diligence & kolla referenser

Efter några inledande möten kan det kännas som en perfekt matchning mellan er och det konsulterande IT-bolaget. Men kom ihåg att göra en bakgrundskoll av företaget innan ni går vidare till nästa steg.

Säljare har en tendens att försöka framställa sitt eget företag som större och mer erfaret än vad det är. Det kan mycket väl vara så att kompetensen i bolaget är så hög som säljaren beskriver.

För att vara på den säkra sidan är det bra att få höra från ett par kunder först.

Ta reda på finansiell data

Ett enkelt sätt att kolla upp företag på, är att ta en kik på den finansiella data som finns tillgänglig på nätet. Här kan man se hur många anställda företaget har och även omsättning. Stämmer bilden du ser här med bilden du fick av säljaren?

Andra märkningar som "god kreditvärdighet" är tydliga tecken på god ekonomi. Further har en lång historik av god kreditvärdighet.

Hur många IT-tekniker finns i bolaget?

Storleken på ett IT-bolag är av stor vikt eftersom det ger en tydlig indikation på hur mycket tid personalen kan avsätta för just ert projekt.

Ett mindre IT-bolag kanske har ett fåtal projekt som löper samtidigt, men vad händer om något av projekten stöter på problem? Då kan ert projekt helt plötsligt bli lidande.

Samtidigt är stora bolag svårstyrda och du kanske får många olika kontaktpersoner. I mindre bolag får ni ett personligt bemötande och skapar ofta en relation med de anställda i bolaget.

Det innebär att mindre IT-företag ofta tar ett större helhetsansvar, och finns där när något händer.

Som regel är rekommendationen att ett litet företag klarar sig bra med ett litet IT-bolag, och att ett större bolag behöver ett större IT-företag.

Vi på Further arbetar mest med medelstora företag, men har även mindre och större kunder. Allt beror på företagets behov.

#4 Jämför priser för IT-drift

Hur viktigt var priset när ni gjorde er lista med prioriteringar i det inledande skedet av ert projekt? Ett vanligt misstag är att man låter projektet spinna iväg allteftersom fler önskemål dyker upp. Det är lätt att glömma bort sin budget och bara se möjligheter.

Kom ihåg att stämma av regelbundet med leverantören av IT-driften, så att ni hela tiden ligger inom ramarna för er budget.

Det kan dock bli så att man utmed resans gång inser att det finns potential att spara pengar, exempelvis genom att göra en ytterligare investeringar, vilket då föranleder budgeten att kalkyleras om.

#5 Gör upp en plan för utrullning och implementation

Många gör misstaget att skriva på sitt avtal med sin leverantör av IT-drift och sedan luta sig tillbaka och tänka att “nu kommer allt rulla på”. Så är sällan fallet. Anledningen är att de flesta implementationer av IT-system kräver att den som ska använda systemen är med och kommer med input och feedback. Det kan handla om allt från att ställa in ett CRM-system, så att man tittar på sådan kunddata som är relevant för företaget, till att konfigurera ett ekonomisystem.

Se till att vara delaktig i hela projektet och se dig själv som en självklar medlem av projektgruppen som arbetar med implementation.

Sammanfattning

Upphandling av IT-drift är många gånger ett stort projekt, man är inne och gör förändringar i företagets och organisationens kärnverksamhet. Om projektet blir framgångsrikt kan resultatet bli att man kan arbeta mer effektivt, tjäna mer pengar och öka på tillväxttakten för företaget. Blir det fel kan företaget å andra sidan råka ut för svårigheter med att driva verksamheten.

I den här artikeln har vi tittat på 5 olika saker som man bör tänka på när man upphandlar IT-drift. För att sammanfatta alla steg har vi gjort en listan nedan. Förenklat kan man se det som att man går igenom olika faser i projektet, vilket börjar med planering, presentation och förhandling. Sedan knyts säcken ihop med utvärdering av de olika alternativ som finns och slutligen implementering.

Många gånger är det först under själva projektets planering som det går upp för företaget exakt vilka besparingar som kan göras genom att göra vissa investeringar. När ni går in i projektet, gör ni det med ett specifikt fokus, där ni vill göra en viss förändring.

När konsulten lyssnar på era visioner, kommer förhoppningsvis förslag att presenteras som ytterligare kan stärka er IT-infrastruktur och göra arbetet än mer effektivt. Då gäller det att ta ställning till kostnaderna för dessa investeringar och vilka eventuella vinster ni kan göra genom att använda den föreslagna lösningen.

Further är det trygga valet för er IT-drift

Med 17 år i branschen står Further stabilt och reda att hjälpa er med IT-driften. Förutom att sköta er IT-drift och IT-support har vi resurser för att hjälpa er med allt från utvecklingsprojekt till utbildningsinsatser till personalen kring säkerhetsfrågor.

Välkommen att kontakta oss idag för att se hur vi kan hjälpa er att minska era kostnader.

Kontakta oss