Därför behöver du aktivt underhålla din Microsoft 365-tenant – och hur du gör det smart

Vad är en Microsoft 365-tenant egentligen?

Enkelt uttryckt är din "tenant" din organisations egen instans av Microsoft 365. Det är där alla användare, licenser, inställningar, säkerhetspolicys, e-postkonton, Teams-kanaler, SharePoint-sajter och mycket mer bor. Det är navet i din digitala arbetsplats.

Men till skillnad från ett traditionellt kontor där du ser när något är trasigt, så är det inte alltid uppenbart när något i din tenant är felkonfigurerat, osäkert eller bara föråldrat.

Vanliga problem vi ser hos småföretag

När vi tar över drift och support för nya kunder ser vi ofta samma mönster:

• Användare som aldrig tas bort – gamla konton ligger kvar och kan bli en säkerhetsrisk.
• Licenser som betalas för i onödan – för användare som inte längre är aktiva.
• Brist på MFA (multifaktorautentisering) – vilket gör det enkelt för angripare att ta sig in.
• Otydliga eller inga informationssäkerhetspolicys – vilket gör det svårt att veta vad som gäller.
• Teams och SharePoint som växer okontrollerat – vilket leder till röriga miljöer och informationsläckor.

Det här är inte ovanligt – och det är inte konstigt. Många småföretag har inte tid eller kompetens att hålla koll på allt detta. Men konsekvenserna kan bli stora.

Vad kan hända om du inte underhåller din tenant?

Här är några exempel på risker:

• Säkerhetsincidenter: Ett gammalt konto utan MFA kan bli vägen in för ett ransomware-angrepp.
• Produktivitetsproblem: Användare som inte hittar rätt dokument eller får fel behörigheter.
• Onödiga kostnader: Du betalar för licenser du inte använder.
• Bristande efterlevnad: Om du hanterar personuppgifter utan rätt skydd kan du bryta mot GDPR.

Det handlar alltså inte bara om teknik – det handlar om verksamhetsrisker.

Så här kan du underhålla din Microsoft 365-miljö

Du behöver inte göra allt själv – men du behöver ha koll på att det görs. Här är några nyckelområden att se över regelbundet:

1. Användarhantering

• Gå igenom vilka användare som ligger i plattformen och ta bort gamla användare.
• Se till att nya användare får rätt licenser och behörigheter.
• Använd grupper för att förenkla administrationen.

2. Licensoptimering

• Gå igenom vilka licenser som används – och av vem.
• Se om det finns billigare alternativ som passar bättre.

3. Säkerhet

• Aktivera MFA för alla användare.
• Använd säkerhetspoäng (Secure Score) i Microsoft 365 som vägledning. Du vill typiskt ha ett värde över 65.
• Skapa och kommunicera säkerhetspolicys så att användare vet vad som gäller.

Se vårt inlägg kring säkerhet i MS365 här

4. Struktur och ordning

• Rensa upp i Teams och SharePoint.
• Skapa en struktur för hur nya team och sajter ska skapas.
• Utbilda användare i hur de ska arbeta med dokument och samarbete. Glöm inte att användare även behöver utbildas inom IT-säkerhet/medvetenhet.

5. Backup och återställning

• Microsoft skyddar mot mycket – men inte allt.
• Se till att du har backup av e-post, OneDrive och SharePoint i extern tjänst.

Det här kan du få hjälp med

Om du inte har tid eller kompetens att göra detta själv – då är det här vi kommer in i bilden. Som IT-partner hjälper vi våra kunder att:

• Få koll på sin tenant genom en hälsokontroll.
• Sätta upp rätt säkerhetsnivåer och policys.
• Optimera licenser så att du inte betalar för mer än du behöver.
• Utbilda användare i hur de jobbar smartare och säkrare i Microsoft 365.
• Stötta verksamheten med strategier, dokumentation och löpande support.

Vi är inte bara tekniker – vi är rådgivare. Vårt mål är att du ska känna dig trygg med att din IT-miljö fungerar, är säker och stödjer din verksamhet.

Sammanfattning

Att underhålla din Microsoft 365-tenant är inte ett engångsjobb – det är en löpande process. Men det behöver inte vara krångligt. Med rätt rutiner, rätt stöd och rätt verktyg kan du få en säker, effektiv och kostnadseffektiv IT-miljö som växer med din verksamhet.

Vill du veta hur din 365-tenant mår? Hör av dig så gör vi en kostnadsfri hälsokontroll.