Efffektiv arbetsdag

Hantera multipla Office 365-profiler

Har du behov av att jobba med flera olika Microsoftkonton under en och samma dag? Att få till ett smidigt och säkert arbetssätt och samtidigt växla mellan olika konton och miljöer kan vara en utmaning, men det finns lösningar på problemet.

Som affärskonsult jobbar jag ofta med flera olika kunder och jag har konton i deras miljöer. Det händer att jag har möten med 3–4 olika företag på en dag och måste snabbt komma åt olika dokumentbibliotek, ansluta till ett Teams-möte eller kanske logga in på ett testkonto för att testa någon av våra produkter och lösningar. För att förenkla och jobba smartare har jag skapat profiler för inloggningarna för att snabbt växla miljö på ett säkert och effektivt sätt.

Jag använder Microsoft Edge som min standardwebläsare vilket gör det enkelt för mig att växla mellan multipla konton varje dag. Jag kan även vara inloggad på flera konton på samma gång i olika fönster. Varje profil sparar all information som exempelvis inställningar, lösenord och favoriter lokalt och håller den separerad från de andra profilerna.

Vid behov kommer jag åt hela Officepaketet, Outlook,OneDrive etc via webben på de olika kontona och jag skapar smidigt dokument i rätt miljö samt kan ladda upp dem på rätt plats på en gång. Du behöver bara trycka på Appstartaren högst upp i vänstra hörnet för att komma det du behöver.

Tips! Även om man kommer åt respektive miljös Outlook via Appstartaren i webben, tycker jag det är smidigast att mappa upp alla mailkonton i Outlook så jag har tillgång till alla inboxar och kalendrar på samma ställe. Det gör även att jag kan välja att slå ihop de olika kalendrarna till en vy och smidigt ser hur min dag kommer se ut och vilka både interna och externa möten jag har bokade på ett och samma ställe.

Behöver ni hjälp med ert digitaliseringsarbete?

Kontakta oss för att få en offert eller boka ett möte direkt med vår säljavdelning.

Boka möte

Begär offert

Skapa ny profil

För att skapa en ny profil, öppna din webbläsare och klicka på din profilbild. Därefter klicka på Lägg till profil och följ instruktionerna.

När du lagt till ditt nya konto kan du trycka på din profilbild och se listan på alla dina profiler. När du sedn vill byta konto är det bara att klicka på den profil du vill logga in på.

Genom att klicka på Hantera profilinställningar kan du enkelt uppdatera din kontoinformation.

Använd olika profilbilder på dina profiler

Om du är inloggad på två eller flera konton samtidigt tycker jag det underlättar att ha olika profilbilder på dem, det gör att du snabbt ser vilket konto du är inloggad på bara genom att titta på profilbilden.

Det underlättar även om du ska välja fönster i aktivitetsfältet. Med två olika bilder vet du direkt vilket fönster som hör till vilket konto

Om du vill uppdatera din profilbild tycker jag att det är enklast att göra det från Teams skrivbordsapp.

Att ansluta till Teams-möte

Det kan vara lite trixigt att ansluta till Teamsmöten när man hanterar och har flera profiler öppna. Jobbar man i flera miljöer så har Office 365 ibland svårt att förstå vilken miljö man vill koppla upp sig emot även om man har ”rätt” profil öppen. Det funkar dåligt att logga in via Teams i webläsaren och man får oftast samma problem då. Man får även ta i beaktande beroende på vilket konto man är inloggad på, om jag på mitt Further-konto blivit inbjuden till ett möte och sedan råkar vara inloggad på en av mina kunders Tenant och ansluter till mötet så ser det inte särskilt bra ut.

Jag löser detta genom att gå in i Teams skrivbordsapp, loggar ut från den profil jag är inloggad på i Teams och sedan loggar in på den profil som blivit inbjuden till mötet.

Ta bort profiler

Om du inte längre har behov av någon av dina profiler är det väldigt enkelt att ta bort dem i Edge. Det kan vara så att du inte behöver behålla din testprofil längre eller kanske ditt uppdrag har avslutats hos en kund. Klicka på din profilbild, klicka på Hantera profilinställningar och därefter tar du bort din profil i kontoinformationen.

Privata- respektive arbetsprofiler

Microsoft särskiljer inte privata konton och arbetsrelaterade konton, det gör att det är fullt möjligt för dig att mappa upp även ditt privata Office365-konto på detta sätt. Det är dock väldigt viktigt att du har läst igenom ditt eget företags IT Policy innan du gör detta. Det kan vara så att i företagets policy är det reglerat att din dator är ett arbetsredskap och inte ska användas privat. Det samma gäller förstås om du har funderingar på att mappa upp ditt arbetskonto på din privata dator.

Lycka till med din kontohantering!

Om skribenten

Linda Myrberg

Linda är affärskonsult på Further och har över 20 års erfarenhet av Life Science branschen, varav de senaste 10 åren stöttat Life Science med deras IT behov. Linda har haft roller som projektledare, verksamhetsanalytiker, systemägare samt IT-chef.