Digitalisering företag: gör så här för att digitalisera verksamheten optimalt!

Vad betyder digitalisering?

Digitalisering betyder från början att gå från analog till digital. Idag tänker vi främst på att flytta information från fysisk form till digital form. Man gör helt enkelt om skriven text till ettor och nollor. Själva processen som företag genomgår då man går från att skriva ordrar i en pärm till att använda ett ordersystem i datorn, är alltså digitalisering i sin renaste form.

Vad är digitalisering?

Rent konkret innebär digitalisering att data och information finns lagrad på en dator, i ett nätverk eller i molnet.

När information digitaliserats, blir den enklare att hantera och att vidareutveckla. Till exempel är det mycket enklare att följa och prognostisera försäljningsutveckling om alla ordrar, alla kunder och alla prospekt finns lagrade digitalt. Då kan man göra snabba beräkningar och direkt se hur olika parametrar påverkar varandra. Har man istället all data analogt, blir det ett mycket tidskrävande arbete att göra samma beräkningar.

Ordet digitalisering väcker ofta en del känslor.

För många företag och organisationer kan det kännas som en lång väg att gå för att digitalisera sin verksamhet. För att inte tala om kostnaden. Men vad många glömmer bort är att en hel del av de lösningar och digitala verktyg som finns idag ger en direkt effekt på lönsamheten.

Digitaliseringen som pågår i vårt samhälle påverkar oss alla. Det är inte bara de förändringar som ert företag eller er organisation går igenom som påverkar er. I Sverige har vi någonting som heter digitaliseringsrådet. De försöker ge en samlad bild av vart vi är i digitaliseringen just nu - ur ett helikopterperspektiv. Här kan man gå in och läsa mer om Sveriges målsättning att ligga i framkant när det gäller digitalisering, samt hur det ser ut just nu och hur prognosen för framtiden ser ut.

Digital teknik

Utvecklingen när det gäller digital teknik går fort framåt. Vad man bör tänka på när man väljer mellan olika system och plattformar för sin egen digitalisering, är långsiktighet.

Genom att främst välja stora leverantörer som funnits med länge på marknaden, skyddar man sig mot att hamna i system som inte fortsätter utvecklas och där det kan bli svårt att exportera data till nya system. Ett exempel på en sådan långsiktig leverantör är Microsoft. Microsoft erbjuder allt från molntjänster till olika program för ordbehandling och kalkyleringar.

Digitalisering fördelar och nackdelar

”Digitalisera eller dö” är ett budskap som basuneras ut lite här och där, och även om det för somliga kan uppfattas som en plump formulering, måste de flesta ändå vara överens om att det antagligen ligger en hel del sanning i påståendet.

Många företags framtid kommer vara helt beroende på dess förmåga att anpassa sig efter de nya förutsättningarna. Därför kan det såklart tyckas vara ganska konstigt att så många fortfarande står utan en handlingsplan.

En nackdel är att det tar tid att genomföra digitalisering och det kräver även kunskap. Själva förändringsarbetet ska inte underskattas, för att lyckas krävs goda kunskaper i både modern teknik, men också om verksamhetens specifika behov och förutsättningar.

Arbetet kan också vara både tids- och resurskrävande, dessutom riskerar man att stöta på många hinder inom organisationen, både i form av tekniska förutsättningar, men också medarbetare som motsätter sig.

Inte råd att digitalisera

Att inte ha råd att digitalisera är ett argument som ibland lyfts fram.

Digitalisering är avgörande för företagets överlevnad och därför är det viktigt att omprioritera resurser för att kunna genomföra arbetet. Dessutom behöver det faktiskt inte bli så dyrt. Prioriterar man arbetet rätt kan man ofta nå snabba effekter som kan innebära snabb avkastning på de investerade kronorna.

Vi på Further lägger väldigt stor vikt vid just detta i vår rådgivning. Vi har också tagit fram en nulägesanalys som med minsta möjliga insats från vår uppdragsgivare, i både tid och investerade kronor, levererar rekommendationer till förbättringar som kan tillföra omedelbar verksamhetsnytta samt kostnadsbesparingar.

Är du nyfiken på hur analysen går till, eller bara vill ha en prisuppgift?

Kontakta oss

Hur arbeta med digitalisering?

Resan mot att bli en mer digital organisation måste genomsyra hela verksamheten, inte bara de aktiviteter som utförs mot kund. Även rekrytering, utbildning/utveckling av personalen och många andra interna processer påverkas i allra högsta grad.

Ett digitaliseringsprojekt kan med fördel läggas upp över en längre tid, där man först och främst tittar på tidsbesparande lösningar. Det är dessutom enkelt att räkna på ROI - return of investment, för att se precis hur snabbt investeringen återbetalar sig.

Digital utveckling – tips

De flesta vet att något behöver göras, men få vet vad och ännu färre vet hur det ska genomföras, något som på sikt riskerar att påverka dessa företags konkurrenskraft. Istället för att riskera att bli stående utan att någonting händer, bör man implementera en digitaliseringsstrategi.

Genom att analysera sina egna processer och se hur man på bästa sätt kan digitalisera dessa, kan man bygga upp en plan där man, steg för steg, genomför en digitaliseringsprocess.

Further erbjuder rådgivningstjänster inom digitalisering och kan hjälpa till med att ta fram en plan för vad som ska göras samt en strategi för genomförande. Vi kan hjälpa er att analysera er nuvarande situation. Kanske är det så att man sitter med system och licenser redan idag, vilket gör det svårt att se hur man skulle kunna byta plattform utan att behöva betala dubbelt.

Vi vet också vad det innebär för en organisation att digitaliseras. Vi har erfarenhet av att arbeta med våra kunder i dessa frågor. Det är viktigt att arbetet med digitalisering inte blir för stort. Det ska inte behöva störa den befintliga arbetsgången mer än absolut nödvändigt. Därför är det vanligt att man tar ett litet steg i taget.

Tydliga mål för digitaliseringen

För en lyckad digitaliseringsprocess, är det viktigt med tydliga mål. Vad är det man vill uppnå med själva digitaliseringen? Att bli digitaliserad har i praktiken inget självändamål. Det är de olika fördelar som man får på respektive område inom organisationen som är vinningen. Här är exempel på några mål som man kan sätta upp:

• De system ni använder ska vara utformade för att möta era kunders behov.
• Er organisation och era system ska fungera som en komplett enhet.
• Välj en plattform som går att bygga vidare på - som ni kan växa med.

Ett företag är ingenting utan sina kunder. Det är genom era kunder ni tjänar pengar. Därför är det extremt viktigt att utgå från kundnyttan när man arbetar med digitaliseringsprocesser. På vilket sätt gynnar övergången från analogt till digitalt era kunder i just det här fallet? Det är frågor som den här som man bör ställa sig inför sitt digitaliseringsprojekt.

Användarvänliga system

En annan viktig aspekt av digitaliseringsarbetet, är att implementera användarvänliga system, som kan fungera i harmoni med resten av företaget. Välj i möjligaste mån system som är enkla att använda och som samtidigt ger er all den data och kunskap som ni behöver. Många gör misstaget att välja alltför avancerade system, vilket gör att användarna av dessa system blir isolerade rent kunskapsmässigt från övriga delar av organisationen. Ju enklare det är för personalen att hoppa mellan och lära sig olika system, desto mer effektiv kommer er organisation att bli.

Vi har lång erfarenhet av att arbeta med Microsofts produkter. Just skalbarhet är en av fördelarna med att arbeta med Microsoft. Företag som påbörjar en digitaliseringsprocess, kan på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt implementera system från Microsoft och sedan växa med dessa. Allt eftersom organisationen utvecklas, uppgraderar man med ny programvara eller utökar serverkapacitet, etc.

Hur Further kan hjälpa er med digitaliseringen

Att digitalisering står högt upp på agendan hos de flesta företagen är något som ofta upprepas i media och andra sammanhang. Ändå är det få som påbörjat sitt arbete, eller ens tagit fram en strategi för hur digitaliseringen ska genomföras.

Further hjälper till att framgångsrikt utveckla er organisations digitala mognad i linje med er affärsstrategi. Som rådgivare och utförare kan vi både stötta från ett strategiskt perspektiv och ta hand om hela eller delar av genomförandet.

Genom att ta in hjälp behöver inte heller belastningen på den egna verksamheten bli så stor och ofta kan man nå snabba positiva effekter som kan bidra till att internt motivera ett fortsatt arbete.

Kontakta oss idag för att få hjälp med att forma er IT-strategi och planera för företagets digitala utveckling. 

Kontakta oss