Sänkta IT-kostnader företag 

Vad driver era IT-kostnader?

Funderar du som beslutsfattare kring vad det är som driver IT-kostnaderna och har dålig insikt i vad ni betalar för? IT-kostnader utgör för många företag en stor post i den övergripande budgeten.

Många beslutsfattare har svårt att ifrågasätta posterna kring IT och godkänner IT-budgeten utan att riktigt veta vad de godkänner eftersom alternativet verkar obehagligt och för att IT är en central del av de flesta verksamheter idag.

I och med digitaliseringen kommer IT-posten att öka för varje år som går. Mitt råd är att påbörja arbetet omgående med att kartlägga IT-kostnaderna och där med öka transparensen och motivera nödvändiga förändringar.

Det finns stora pengar att spara, i vissa fall med ganska små insatser, och inom följande fem områden bör ni börja er granskning:

Infrastruktur

De allra flesta funktionerna i en IT-infrastruktur kan idag köpas som tjänst till en bråkdel av priset, och skalas upp och ned efter behov och nyttjande. Ändå är det många som ligger kvar i föråldrade IT-miljöer, med höga kostnader som följd.

Oavsett om ni har en egen infrastruktur eller hyr allt från en IT-partner finns det stora pengar att spara på att se över servermiljön och infrastruktur. För att minimera risken att den som granskar er lösning talar i eget intresse är det en god idé att ta hjälp externa specialister som kan ge ett oberoende utlåtande på vad som kan effektiviseras.

Drift och underhåll

Har ni er IT-drift outsourcad är kostnaden ni betalar för drift och underhåll antagligen baserad på mängden servrar, klienter och nätverksutrustning som leverantören underhåller åt er, och kostnaden kommer alltså direkt minska när ni effektiviserat servermiljö och infrastruktur enligt ovan.

Även för företag med egen infrastruktur kommer såklart ovan förändring att innebära kostnadsbesparingar i form av minskad tidsåtgång för underhåll, men för dessa företag finns ytterligare pengar att spara genom att implementera moderna verktyg som i stor utsträckning kan automatisera drift och underhåll av den miljö som ännu är kvar.

Precis som i punkt nummer ett är det här en god idé att ta hjälp externa specialister som kan hjälpa er att hitta mer kostnadseffektiva lösningar för drift och underhåll, samt granska villkoren i era samarbets- och leverantörsavtal.

Nyttjande av programvara

Licensiering av programvara har förändrats rejält och numera är olika typer av prenumerations– och hyreslösningar de vanligaste avtalsformerna.

Precis som för infrastrukturtjänsterna har detta medfört möjligheter till ökad flexibilitet och kostnadskontroll, men många företag betalar ändå för mycket för sina programvaror och sitter fast i långa bindningstider eller med investeringar som ska skrivas av.

Den främsta orsaken är överlicensiering, att man betalar för samma rättighet flera gånger eller betalar för tjänst eller programvara som inte nyttjas.

Trots flexibla avtalsformer har många företag svårt att överblicka sitt nyttjande och justera inköp efter faktiskt behov. Ofta kan användare ha programvara installerad som de inte använder, eller rätt att nyttja en tjänst som man inte har ett behov av, något som kan leda till stora onödiga kostnader — framför allt när det handlar om mer avancerad programvara, vars nyttjanderätt ofta kostar en hel del pengar.

En snabb åtgärd på ovan kan vara att genomföra en applikationsinventering för att ta reda på vilken programvara som är installerad i er miljö, vad som nyttjas och inte nyttjas, och sedan justera inköp efter faktiskt behov.

Licensformer

Precis som ovan nämnt har möjligheten att konsumera programvara förändrats helt när licensformerna förändrats.

Villkoren i de nya avtalen kan ofta vara svårbegripliga och stort ansvar hamnar därför på programåterförsäljarna att rekommendera rätt lösning och licensform. Återförsäljarna sitter också ofta på stora kunskaper i ämnet, problemet är bara att de också är part i målet och riskerar därför att rekommendera lösningar baserade på egna intressen snarare än sina kunders behov.

En god idé är därför att själv sätta sig in i de olika licensformerna som erbjuds för respektive programvara och system, prata med branschkollegor och höra hur de gör, speciellt när det gäller dyrare programvara. Och önskar man extern hjälp, finns sådan att få.

Datalagring

Mängden data som ett företag nyttjar varierar en hel del från bransch till bransch, på företag som jobbar med design och bildredigering - som till exempel ett arkitektkontor eller en reklambyrå - kan även de minsta företagen hantera stora mängder data, medans företag i andra branscher fortfarande kan mäta sin datamängd i gigabyte (GB) istället för terabyte (TB).

En sak som de flesta företagen har gemensamt, oavsett bransch, är dock att mängden data ständigt växer, vilket gör att frågan om att välja rätt lagringslösning mer aktuell än någonsin.

Att köpa in datalagring från en IT-partner kostar ofta mellan 1-3 kr/GB i månaden, vilket gör att kostnaderna snabbt kan springa iväg för företag med större mängd data. Det kan alltså finnas stora pengar att spara på att se över din datalagringslösning.

Somliga väljer att hantera problemet genom att köpa in egen hårdvara för datalagring, något som dock innebär en rejäl sänkning i driftsäkerhet - speciellt för de företag som av kostnadsskäl också avstår från en extern backup av sitt data.

Dessutom medför en egen infrastruktur dolda kostnader för drift och underhåll, och data som lagras på en lokal server kan inte nås på de smidiga sätt som en användare ofta förväntar sig. Strul med VPN-klienter och svårighet att nå data från annan enhet än sin jobbdator kan ofta skapa stor frustration, samt kosta värdefull tid.

Vad som är rätt lösning för datalagring beror såklart på företagets förutsättningar och behov, men klart är i alla fall att de flesta företag skulle må bra av att se över sin lösning.

Det går att både spara pengar och samtidigt utveckla verksamheten

För att summera kan man återigen upprepa att det finns stora pengar att spara genom att kritiskt granska sin IT-miljö. Med det sagt ska man dock inte tillåta sig själv att bli "dumsnål".

En väl fungerande IT-miljö tillför stora värden för verksamheten och när man börjar skära i kostnader ska man vara noga med vad man tar bort. Samtidigt kan genom att ersätta sin gamla IT-infrastruktur med moderna tjänster och verktyg ofta både nå kostnadsbesparingar samt ett ännu bättre verksamhetsstöd.

Vi hjälper er att sänka era IT kostnader

Den nya IT-tjänstemarknaden gör det möjligt att sänka kostnaderna för IT avsevärt. Att gå ifrån statisk IT med ett ”omodernt” fokus på fysisk närvaro, till en mer dynamisk IT med fokus på tjänst och transparens är det tydligaste exemplet på hur ni kan sänka era kostnader.

Nedan är några konkreta förslag på hur ni kan påbörja en resa som ger er bättre kontroll över IT och smöjligheten att ifrågasätta kostnadsposter i IT-budgeten.

1. Fysiska servrar och kringutrustning kräver underhåll och har en begränsad livslängd. Det är inte ovanligt att företag sitter med en överdimensionerad maskinpark som är tilltagen för att möta behov över tid, men där nyttjandegraden endast ligger 20% av kapaciteten. Vilket betyder att ni bara nyttjar en bråkdel av vad ni betalar för. Ett första steg är därför att kartlägga den fysiska maskinparken.
2. Applikationsportföljen har byggts på över tid och är idag ett lapptäcke av specialanpassade lösningar. Vi ser inte sällan företag som betalar för samma funktion flera gånger. Ett andra steg kan vara en inventering av applikationsportföljen. Resultatet blir att ni får full kontroll och kan dimensionera applikationsportföljen efter företagets enheter och behov.
3. Upprätta en övergripande IT-strategi och tydliggör värdet som IT tillför organisationen. Med hårdnande konkurrens krävs det en tydlig strategi som drar nytta av den nya tekniken, inte bara för att effektivisera utan även för att bygga unika konkurrensfördelar baserade på företagets affär och förutsättningar.

Ta första steget redan idag

Även om man accepterar att det finns stora förbättringsmöjligheter är det lätt hänt att man hittar ursäkter till att inte göra något alls – undvik det. Oavsett om ni lider av tidsbrist, kunskapsbrist eller dåliga erfarenheter av tidigare IT-projekt borde inget få stå i vägen för er digitala transformation. Det finns ju också hjälp att få, och pengarna som investeras i förändringsarbetet kan ofta snabbt räknas hem.

Ta första steget redan idag!

Kontakta oss