Enabling good business
 

Microsoft Teams – ett verktyg i ständig förändring

by Niklas Bendelius in Office 365, Digitalisering, Nyheter

Microsoft Teams – ett verktyg i ständig förändring

Microsoft Teams, Microsofts chattbaserade samarbetsverktyg, är för många organisationer ett välbekant hjälpmedel för att underlätta samarbete och uppmuntra till produktivitet. Möten, samtal och dokument samlas i virtuella rum som gör att man kan samarbeta effektivt trots att man inte ses fysiskt. Speciellt viktigt är det naturligtvis i en tid då gemensamma kaffepauser, luncher och korridorssamtal på kontoret försvinner och det är viktigt att kunna upprätthålla både formell och informell dialog – digitalt!

Missa inte att dra nytta av alla nyheter i Microsoft Teams

Det händer otroligt mycket i hela Microsoft365 och Azure, och det gäller såklart även Teams.

Teams drivs av användarnas behov, och precis som våra behov ständigt utvecklas fullkomligt rasar det ut uppdateringar och nya funktioner till Teams. Genom att hålla dig uppdaterad kring vad som kommer kan din organisation få ut ännu mer av verktyget ni redan använder.

Nedan summerar vi några redan släppta, men även kommande förändringar som vi sett fram emot lite extra.

Virtuella breakout-rum i Microsoft Teams

Virtuella breakout-rum gör det möjligt för mötesorganisatörer att dela upp huvudmötet i mindre sessioner för fokuserade diskussioner.

Mötesvärdar kan skapa breakout-rum till mötesdeltagare för mindre gruppdiskussioner. De kan tilldela deltagare till ett rum och guida tillbaka dem till den större gruppen när breakout-sessionen är klar.

När den nya funktionen släppts följer du stegen nedan för att konfigurera och använda breakout-rum i Microsoft Teams.

Administratörer

Se till att användare kan schemalägga privata möten genom att använda följande inställningar:

  1. Tillåt schemaläggning av privata möten = på
  2. Tillåt Möte nu i privat möte = på
  3. Tillåt schemaläggning av kanalmöten = på
  4. Tillåt Möte nu i kanaler = på

Mötesarrangörer och -deltagare

För att se alternativet breakout-rum i dina möten måste du aktivera den nya Teams-mötesupplevelsen. Det gör du så här:

  1. Klicka på din profilbild i Teams
  2. Välja Inställningar
  3. Kontrollera alternativet ”Aktivera ny mötesupplevelse” i Allmänna inställningar.
  4. Starta om din Teams-klient.
  5. Du kan kontrollera att inställningen sparades korrekt genom att starta ett möte och verifiera att mötet öppnas i ett eget fönster.

Se sedan till att alla deltagare, inklusive mötesarrangören, använder den senaste versionen av Teams. Om någon använder Teams via app för Android eller iOS, se till att de laddar ner den senaste uppdateringen.

Som mötesarrangör bör du nu se alternativet för breakout-rum:

  • Du måste vara mötesarrangör för att se funktionen. Mötesdeltagare och presentatörer ser inte alternativet för breakout-rum.

Vad behöver du göra för att förbereda dig?

Som administratör kan du granska och dela inställningar för att säkerställa att de är korrekt inställda för din organisation och dina användare. Dessutom kanske du vill dela informationen nedan med dina användare för att hjälpa dem att förbereda sig:

Funktioner för arrangörer:

  • Inställning av breakout-rum på Teams skrivbordsklient
  • Skapa breakout-rum i privata möten (inklusive återkommande)
  • Mötesarrangörer kan hantera rum och hoppa fritt mellan rum
  • Ställ in breakout-rum under ett aktivt möte
  • Skapa upp till 50 breakout-rum i ett enda möte
  • Lägg till eller ta bort breakout-rum
  • Byt namn på breakout-rum
  • Tilldela rumsdeltagare från ett rum till ett annat
  • Bestäm om deltagarna ska flyttas till rummet automatiskt när du öppnar det, eller om de behöver klicka för att bekräfta flytten. Inställningen ”Auto-accept” är tillgänglig per möte.
  • Skicka ett meddelande som visas som ett möteschattmeddelande i varje rum.
  • Få tillgång till chattar, filer och inspelningar från alla rum

Funktioner för deltagare:

  • Gå med i breakout-rum från webben, skrivbordet, iOS, iPads, Android-mobiler och surfplattor. Observera att arrangörerna inte kan flytta deltagare som ringde in via telefon till ett breakout-rum, de kan däremot stanna kvar i huvudmötet som sitt breakout-rum.
  • Deltagare går med i rum som presentatörer så att de kan presentera, dela whiteboard etc.
  • Deltagare kan inte lägga till andra i möteschatten, kopiera mötesinformation eller knuffa andra till mötet
  • Hoppa mellan rum: Mötesdeltagare kan inte hoppa tillbaka till huvudmöte eller mellan rum på egen hand. De måste vänta på att mötesarrangören drar tillbaka dem till huvudmötet.
  • Chatta under breakout-sessionen. Chatt och artefakter som delas under mötet är synliga för deltagare i rummet.
  • Chattar, filer och inspelningar: Bara arrangören har tillgång till länkarna – om länken delas av mötesarrangören får deltagarna tillgång
  • Anslutning till flera enheter: breakout-rum stöds inte om en deltagare går med i samma möte med samma konto från flera enheter

Var och när kan jag använda mig av breakout-rum?

  • Du kan ställa in breakout-rum när du går med i mötet som arrangör. Du kan skapa rum i början eller lägga till eller ta bort rum under mötet.
  • Du kan ställa in breakout-rum från skrivbordsklienten, men inte i mobilen eller från webben.
  • Microsoft planerar att göra det möjligt att förbereda sig genom att skapa breakout-rum innan mötet inom kort.

När kan jag tilldela deltagare till breakout-rummet?

  • Du kan tilldela deltagare när du ställer in rummen. Du kan göra det manuellt innan rummen öppnas eller omfördela deltagare till ett annat rum medan rummet är öppet.
  • Du kan också tilldela deltagare automatiskt till rum när du först ställer in rummen i mötet.

Läs mer här

Få snabbare resultat med Godkännanden i Microsoft Teams

Oavsett om du behöver ett skriftligt ok från din chef, ett formellt godkännande från en mängd olika intressenter eller en officiell signatur från en kund – att få saker godkända är en del i många arbetsflöden. De kan dock vara svåra att spåra och hantera när många system och människor är inblandade samtidigt.

Approvals gör att du enkelt kan skapa, hantera och dela godkännanden direkt från Teams. Du kan snabbt starta ett flöde för godkännande från samma plats som du skickar ett chattmeddelande, i en kanalkonversation eller från själva appen Approvals. Välj bara typ av godkännande, lägg till information, bifoga filer och välj mottagare. Efter det meddelas mottagaren och kan granska och svara på din begäran om godkännande.

Du kan se och hantera alla dina godkännanden från en plats, appen Approvals i Teams. Varje förfrågan visas tillsammans med viktiga detaljer som status, källa, avsändare och mottagare. Du kan också välja ett specifikt godkännande för att se mer information och se var i processen godkännandet befinner sig

Läs mer här

Microsoft tillåter flera konton i Microsoft Teams

Microsoft lägger in en efterlängtad funktion i samarbetsverktyget Teams när de bygger in stöd för inloggning med flera konton.

Under slutet av 2020 får Teams-användare äntligen möjligheten att lägga till flera konton i skrivbordsapplikationen. Teams-användare kommer kunna lägga till ytterligare konton, växla mellan konton och organisationer och ändra deras profilbilder.

Funktionen fungerar på samma sätt som andra appar och tjänster som låter dig logga in på flera konton och sömlöst växla fram och tillbaka. Exempelvis kan Outlook- och Google-användare växla mellan sitt arbete och sina personliga konton.

För närvarande måste användare logga ut från ett konto för att logga in på ett annat, vilket upplevs besvärligt, eller logga in med sitt (andra) Teams-konto i Microsoft Teams Web App eller i en PWA (Progressiv webbapplikation, klicka i det övre högra hörnet av skärmen i Edge och därefter där det står Appar. Välj sedan Teams-logotypen och Installera den här webbplatsen som en PWA).

I Teams-appen för mobiltelefoner fungerar detta redan och vi tror många kommer uppskatta när detta även kommer till klienten på Windows och MacOSX.

Läs mer här

Omröstningar i Microsoft Teams-möten

En annan trevlig ny funktion på väg till Microsoft Teams är en integration med Microsoft Forms kring omröstningar, som kommer att förbättra fjärrsamarbetets upplevelse före, under och efter möten. Enkäter och omröstningar har varit ett bekvämt sätt att snabbt samla in feedback i Teams chattfönster. Nu kommer omröstningar även till Teams-möten och hjälper dig till mer engagerande, informativa och produktiva möten.

Med integrationen kan presentatörer skapa enkäter före ett möte, allt på en plats under en flik i Teams-mötet. Under mötet kan de starta omröstningar som deltagare från vilken Teams-applikation som helst (mobil, webb, skrivbord) kan se och svara på, vilket gör passiva lyssnare till aktiva deltagare. När omröstningen publiceras kommer den att dyka upp på respondenternas mötesskärm såväl som i möteschatten, så det är omöjligt att missa. Presentatörer kan hantera inställningar, som anonyma svar, och stänga omröstningar så att de inte längre accepterar svar.

Alla deltagare kommer att kunna se resultat i realtid och respondenterna kan svara på en omröstning efter mötet om den inte stängts. För mindre strukturerade möten kan mötesdeltagare skapa omröstningar ad hoc under ett möte för att få snabb feedback. Efter mötet kan resultaten från omröstningen exporteras för vidare analys i t ex Microsoft Excel.

De nya omröstningarna för Teams-möten är tillgänglig och integrerad i Teams på ett sätt som låter dig förbereda, starta och utvärdera enkäter som drivs av Forms under möten av alla slag, från den kvartalsvisa budgetuppföljningen till teamets after work-aktiviteter.

Läs mer här

Fler mindre men användbara förändringar i Microsoft Teams

Några andra mindre kommande förändringar som vi tycker du ska ha koll på:

  • Låt andra veta när du inte är tillgänglig. Du kan nu ändra din närvaro till “Visa som offline”. Du får fortfarande aviseringar om någon skickar ett meddelande till dig, och kan arbeta som vanligt i Microsoft Teams trots att du inte är synlig för andra.
  • Presentatörer kan nu fästa ett enskilt videoflöde som alla deltagare kan se under ett Teams-möte. När den väl har fästs är det videon på den person som placerats i rampljuset som visas för alla deltagare.
  • Mötesarrangörer och presentatörer kan nu förhindra att deltagare slår på mikrofonen under mötet (”unmute”) och göra det möjligt att ignorera när deltagare lyfter upp händerna. Detta kan vara till hjälp för presskonferenser och klassrumsscenarier där du vill ha kontroll över vem som talar.
  • Microsoft Whiteboard i skrivskyddat läge kommer till Microsoft Teams, vilket möjliggör större flexibilitet för dig att presentera den digitala whiteboardtavlan i utan att andra kan redigera.
  • Du kommer kunna skapa en delbar länk för alla filer som lagras i Teams och direkt ställa in rätt behörigheter. Dessutom kan du också ställa in behörigheter för filer som lagras i SharePoint eller OneDrive när du skapar en privat chatt eller startar en kanalkonversation.
  • En ny Power Automate-app är på ingång till Teams. Den kommer göra automatisering av arbetsflöden enklare än någonsin med nya mallar och en förenklad redigeringsupplevelse.

Känns det övermäktigt? Vi hjälper dig med Microsoft Teams!

Med vår populära Microsoft Teams-utbildning får era användare en ökad förståelse för verktyget och kunskap att få ut mer av dess funktionalitet. Utbildningen kan anpassas för att fungera både som introduktion/grundutbildning samt fördjupande fortsättningsutbildning för er som redan jobbat en del i Microsoft Teams.

För att säkerställa att er Microsoft Teams-utbildning blir relevant för era användare inleder vi alltid med en workshop, där vi tillsammans med en eller flera personer från er går igenom de olika funktionerna i Microsoft Teams och hur ni kan ha nytta av det i just er verksamhet. Tillsammans med er gör vi också uppskattning av användarnas kompetens enligt Furthers kompetenstrappa, detta för att ytterligare kunna anpassa innehåll och utbildningsmaterial efter just era specifika behov och arbetssätt.

Niklas-BendeliusNIKLAS BENDELIUS

Strategisk Rådgivare
08-410 417 92

niklas.bendelius@further.se


Kontakta oss

    Comments are closed.