IT outsourcing i Sverige: egen IT-avdelning Inhouse vs outsourcad IT

Outsourca IT eller anställa?

Huruvida det är mest lönsamt eller ej är en diskussion som pågått under en lång tid. Ska man outsourca sin IT-avdelning eller ha egen personal som sköter dessa organisationskritiska system och lösningar? Det finns självklart både för- och nackdelar för båda alternativ. Det ingen entydigt svar på frågan utan allt handlar om företaget, organisationen, vilken marknad företaget är verksam i, osv.

Vi kan konstatera att utvecklingen inom IT outsourcing gått snabbt framåt på senare år. Ju mer detta område utvecklas, desto starkare blir så klart incitamenten att faktiskt gå över till att låta någon annan ta hand om IT systemen.

Viktigt att poängtera är också att det inte finns någon skarp gräns mellan IT outsourcing och egen IT-avdelning. Många har hybrida lösningar där en stor del av mjukvaran finns i molnet och där en extern partner sköter driften. Samtidigt har man kanske lokala ekonomisystem som sköts av en IT-ansvarig som är anställd på företaget.

Vanlig orsak till egen IT-avdelning

IT-system precis som företag byggs upp successivt. Man har börjat i liten skala och sedan har man byggt på med nya moduler, system och lösningar. Det här kan många gånger skapa en situation där det bara finns en enda person som verkligen förstår hur alla integrationer och system hänger ihop – IT-chefen.

Det finns gott om skräckhistorier där IT-chefen slutat på ett bolag, varefter det blivit total kalabalik eftersom att ingen annan kunnat sätta sig in i IT-miljön. Saker som dokumentation, som är avgörande för hur väl man ska lyckas underhålla sina IT-system, kan många gånger ha glömts bort under årens lopp.

Om en IT-ansvarig ensam sitter på kunskapen om de egna systemen, vad händer då om det blir några tekniska problem och i värsta fall ett driftstopp? Risken är stor att ni då behöver ringa in dyra konsulter som först måste spendera tid med att få en överblick över infrastrukturen, innan felsökning kan påbörjas.

Molntjänster öppnar upp för outsourcing

Någonting som diskuteras mycket just nu är hur företag kan anamma digitaliseringen och flytta sin verksamhet upp i molnet. Det finns olika grader av digitalisering och många börjar med att lägga sin lagring av filer hos molntjänster. Alla stora stora molnleverantörer erbjuder mycket sofistikerade lösningar för hosting, där man också kan drifta sina system i molnet.

Företag som tar steget in i digitaliseringens värld sitter kanske med en hel del analoga system idag. Inom industrin ser vi många exempel på detta. Analog mätutrustning som behöver läsas av okulärt och sedan matas in i datasystemen. När man tar steget och investerar i digital mätutrustning, bör man samtidigt överväga om man inte ska passa på att även investera i nya system, där mätvärden och data hamnar i molnet. Fördelarna är många:

• Tillgång till data var du än befinner sig
• Fler möjligheter till integrationer
• Data kan delas mellan olika system
• Personalen kan arbeta hemifrån
• Ökad driftsäkerhet

Sist men inte minst, underhåll av system blir betydligt enklare och billigare. När systemen driftsätts i molnet, kan underhåll utföras remote och man behöver alltså inte någon lokal IT-ansvarig som på plats arbetar med systemen.

Här ser vi alltså en tydlig koppling mellan digitalisering och IT outsourcing, där dessa båda begrepp går hand i hand och tillsammans bidrar till att effektivisera IT-arbetet.

Kostnader för intern IT-avdelning

En lokal IT-avdelning kostar pengar. Dessutom binder man upp personal som kanske inte behövs lika mycket under årets alla månader. Det finns många exempel på där dyra IT-tekniker utför enklare arbetsuppgifter, helt enkelt på grund av att det inte finns några mer avancerade arbetsuppgifter för tillfället.

Rekrytering

Det är stor efterfrågan på IT-tekniker i Sverige och för att hitta rätt kompetens, behöver man många gånger genomföra dyra rekryteringar. Det räcker inte med att använda sig av de gratiskanaler som finns, såsom Arbetsförmedlingens jobbsidor, osv. Nej, här behöver man gå fram tuffare och troligtvis anlita en rekryteringsfirma som aktivt söker efter kandidater. En sådan rekrytering brukar kosta mellan 50.000 och upp till 200.000 kronor, beroende på vart i Sverige man befinner sig.

Löner för IT-chefer

Lönerna inom IT har stigit kraftigt på senare år och det är inte speciellt billigt att anställa inom IT idag. Ni som företag vill så klart att era behov av IT-kompetens matchar priser man betalar. Men många gånger hamnar man i situationer där man betalar en hög lön för ett arbete som inte är speciellt kvalificerat.

Enligt Unionen, ligger marknadslönen för IT-chefer på 56.000 kr per månad och uppåt. Till detta tillkommer så klart sociala avgifter, personalvård, kontorsplats, osv.

Omsättning av personal

Vad händer när IT-chefen säger upp sig? Vissa roller inom ett bolag är enklare att ersätta än andra. En kundtjänstmedarbetare kan i bästa fall läras upp på några dagar. Men en IT-ansvarig behöver en betydligt längre startsträcka för att sätta sig in i de lokala systemen och infrastrukturen.

Samtidigt vet vi att det är hög efterfrågan på personal inom IT och risken finns alltid att personen ni anställer blir kortvarig när någon annan lockar med högre lön och mer spännande arbetsuppgifter. Då står ni helt plötsligt på ruta noll igen, med ytterligare en dyr rekrytering framför er.

Vad händer vid driftstopp?

System som administrera av lokala IT-medarbetare tenderar att drabbas av längre driftstopp än företag som har outsourcat IT.  Anledningen är enkel. System som driftas lokalt, på egna servrar, skiljer sig från varandra och ingen installation är den andra lik. Det är den lokala IT-avdelningen som sitter på all kunskap om hur systemet är uppbyggt, vilka integrationer som finns och hur dataflöden ser ut.

System som är driftade i molnet, har satts upp med all nödvändig dokumentation och enligt de ramverk som den som levererar tjänsten satt upp. Det innebär också att om det blir driftstörningar, så finns det någon som direkt kan ta en titt på vad som hänt, göra felsökningar och åtgärda problemen.

Molntjänsterna idag är dessutom mycket stabila och drabbas väldigt sällan av mer generella driftstopp. Jämför man detta med en lokal server, så blir skillnaderna mycket stora.

Hårdvara, mjukvara och licenser

Det finns olika varianter när det gäller hosting av sin programvara. Ni måste så klart inte outsourca hela er IT-avdelning för att kunna använda sig av molntjänster. Som vi var inne på tidigare, kan ni välja att ha lagring av filer i molnet, medan mjukvaran är lokalt installerad. Vissa har också en del av sina system i molnet, medan andra system är installerade lokalt.

Så mycket kostar det att outsourca sin IT-avdelning

Självklart är det omöjligt att göra en konkret prisjämförelse mellan egen IT-avdelning och outsourcing. Det går dock att ganska enkelt bilda sig en uppfattning om hur kostnaderna skiljer sig åt. När ni outsourcar sin IT-verksamhet till ett annat bolag, får ni en konkret kalkyl och en offert som visar exakt vad månadskostnaden blir. Ställer ni detta mot alla de kostnader ni betalar för er egen IT-avdelning, får ni snabbt en uppfattning om besparingen.

Någonting som påverkar kostnaderna för er IT, är om ni som företag växer och behöver mer personal. Det innebär att ni behöver fler datorer, fler telefoner, att utöka licenserna för sin mjukvara och support till fler anställda. När ni har outsourcing kontra egen IT-avdelning, blir den extra kostnaden billigare per adderad anställd.

Further kan på grund av vår storlek som leverantörer av outsourcing upphandla bra licensavtal och har stordriftsfördelar av att vi är fokuserade på en uppgift - att leverera kvalitativa IT-tjänster till en bra kostnad. Det gör att kostnaden blir lägre för er IT under er tillväxtresa.

För att ge ett konkret exempel på hur det generellt ser ut med kostnaderna för outsourcing, brukar man säga att outsourcing kostar cirka en tredjedel av vad det kostar att ha en egen IT-avdelning.

Sammanfattning outsourcing IT

Digitaliseringen av vårt samhälle är i full gång och samtidigt som allt fler företag placerar sin lagring av filer, sin mjukvara och sin IT-drift i molnet, öppnas också möjligheten att faktiskt outsourca hela sin IT-avdelning.

För 20 år sedan hade detta varit helt otänkbart. IT-chefen på företaget har ju en nyckelroll och var den som satt upp alla verksamhetskritiska system, skapade integrationer, la upp nya användare, sett till att all personal får datorer som fungerar, osv. Kan man verkligen outsourca en sådan viktig roll?

Faktum är att det är just utvecklingen mot molntjänster som öppnar upp för den här möjligheten. I och med att företagets programvara inte är installerad lokalt, utan på en virtuell server, betyder det att en IT-tekniker kan komma åt systemet var än ni befinner er.

Installationer och infrastruktur blir mer standardiserad vid en molninstallation än om den görs på en lokal server. Låt oss ta ett exempel. Den som installerar ett CRM-system i molnet, får en beprövad installation som används av mängder av andra kunder. En extern IT-tekniker kan utföra underhåll på alla dessa installationer samtidigt och kan gå in och snabbt felsöka om ett driftstopp uppstår. När hen väl är färdig, kan hen gå vidare till andra arbetsuppgifter.

Jämför detta med att ha egen installation, där man är beroende av sin egen IT-tekniker för felsökning, underhåll och uppdateringar. För de flesta företag idag blir valet ganska enkelt då det finns stora ekonomiska incitament att gå från inhouse IT till outsourcad IT.

Further kan bli er outsoucade IT-avdelning

Vill ni se hur mycket ni kan spara på outsourcing av IT? Further erbjuder konsultation inom IT-strategi om ni vill göra en analys av vad det skulle innebära för er med IT outsourcing. Har ni redan fattat beslutet att lägga ut er IT är ni välkomna att kontakta oss idag för att se hur vi kan hjälpa er att minska era kostnader. Du når oss via knappen nedan: 

Kontakta oss eller begär offert